E-mail, een vloek of een zegen?

Laat jij je afleiden door elke ‘ping!’ van een nieuwe e-mail? Je wil natuurlijk geen mogelijk nieuwe lead missen. Er zijn ook andere dingen die vandaag moeten gebeuren, maar de afzender wacht op je antwoord.

Het blijkt slechts een nieuwsbrief te zijn. Wel een interessante overigens, dus die bewaar je nog even. Net als die e-mail van het webinar dat je nog wil terugkijken. En de communicatie met je collega’s of partner, klanten en leveranciers, en alle berichtgeving rondom bestellingen en financiën. Je kunt het allemaal niet weggooien, maar inmiddels heb je al honderden e-mails in je inbox en zie je door de bomen het bos niet meer.

E-mail is hartstikke handig, maar het kan je tegelijkertijd ook helemaal gek maken. De berichten stapelen zich snel op en het beantwoorden ervan is een tijdrovende bezigheid die je afhoudt van het werk dat je eigenlijk gepland had. Wat kan je zoal doen om de druk die dit met zich meebrengt te verlichten?

Laat je niet afleiden

Lees jij je binnenkomende mail al even gauw op je mobiel of in de pop up, zodat je later kunt antwoorden? Dan doe je waarschijnlijk dubbel werk. Op het moment dat je een antwoord gaat schrijven lees je de mail opnieuw, al is het maar voor een dubbelcheck. Uiteindelijk lees je dus al je e-mails twee keer. Reken zelf even uit hoeveel extra tijd je dat kost per week.

Daarnaast denken veel mensen dat ze aardig kunnen multitasken en dus die mail wel even erbij kunnen doen. Dan heb ik nieuws voor je: het is géén multitasken als je twee dingen ‘tegelijk’ doet waarbij je moet nadenken. Een boterham eten en je e-mail lezen gaat dus prima, maar actief meedoen in een vergadering en je e-mail lezen niet. Dat heet switch-tasken en is helemaal niet effectief. Het schijnt zelfs tijdelijk je IQ te verlagen.

Ga bij jezelf na waar het gevoel vandaan komt dat jij iedere minuut bovenop je e-mail moet zitten. Werk je daadwerkelijk met urgente zaken die binnen enkele uren (of zelfs minuten) opgepakt moeten worden? Wellicht is het dan een optie om een spoed@ e-mailadres of apart telefoonnummer aan te maken hiervoor, zodat je alleen voor deze zaken uit je concentratie gehaald wordt.

Voor alle overige e-mails geldt: het is soms even afkicken, maar zet gewoon de meldingen uit als je met iets anders bezig bent.

Ben voorzichtig met aannames

Wellicht geef jij het beantwoorden van je e-mail hoge prioriteit met het oog op een goede dienstverlening. “In de huidige samenleving verwachten mensen snel antwoord up hun bericht” en “Als ik niet snel reageer, vinden ze me ongeïnteresseerd of onvriendelijk” en “Met een persoonlijke reactie op elk bericht word ik meer gewaardeerd”.

Herken jij dit soort uitspraken van jezelf? Ga dan eens even na hoe jij zelf hierin over anderen denkt. Verwacht jij bij elke mail die je stuurt dat je binnen het uur een antwoord hebt? Ben je geïrriteerd en boos op de ander als dat niet het geval is? Nee. Waarom neem je dan aan dat anderen wél zo denken?

Natuurlijk is het fijn als je snel een antwoord op je bericht krijgt, maar in de meeste gevallen is het echt niet essentieel. En een persoonlijke noot wordt zeker gewaardeerd, maar vraag jezelf af of het ook echt nodig is als je elkaar meerdere mails per dag stuurt. Wellicht kan je meerdere handtekeningen ontwerpen zodat de afsluiting van je e-mail niet altijd hetzelfde is.

Inplannen

Dan het vraagstuk, wanneer doe ik die e-mails dan wél?

Op het moment dat jij daar tijd voor ingepland hebt, zodat je je volle aandacht erbij hebt. Plan hiervoor één of meerdere momenten per dag. Dit hangt af van de hoeveelheid e-mails die je doorgaans binnen krijgt, en hoe ver je al bent in het afkickproces. Bijvoorbeeld het einde van de ochtend en middag. Of juist aan het begin, bijvoorbeeld als je dag ervoor niet gewerkt hebt. Kijk wat in jouw agenda handig is.

Gebruik 30 tot 60 minuten en ga systematisch te werk; welke mails hebben de hoogste prioriteit en wil je nu beantwoorden? Als je dan nog tijd over hebt, ga je door naar de e-mails met minder prioriteit. Gebruik de laatste 5-10 minuten om de beantwoorde mails op te ruimen. Blijven er mails over die je graag nog wilt afhandelen op korte termijn? Maak hiervan dan een notitie (in je Trello bijvoorbeeld) en plan regelmatig een blok “Flextijd” in je agenda om kleine klusjes en resterende e-mails op te pakken.

Opruimen

Een overvolle mailbox is als een overvol bureau; je redt je wel, maar het werkt prettiger als het opgeruimd is. Met de afgehandelde e-mail netjes in hun mappen opgeborgen en alleen nog onbeantwoorde mails in je inbox, heb je een beter en sneller overzicht op wat je nog moet afhandelen. Bovendien kan je berichten dan sneller terugvinden. Maak gebruik van een mappenstructuur zoals je ook met je documenten doet (hierover meer in een volgende blog), wellicht zelfs een exacte kopie zodat je nog sneller kunt schakelen. Denk aan de volgende categorieën en bijbehorende submappen: Marketing - website - social media - drukwerk – acties - branding | Sales – leads – klanten | Inkoop – leveranciers – facturen | Netwerk | Tools & Software – inloggegevens en abonnementen | Team | Financieel | Inspiratie – nieuwsbrieven – webinars.

Vooral voor dat laatste geldt: als je dan toch aan het opruimen bent, vraag je dan serieus af hoe groot de kans is dat je die mails echt nog gaat bekijken en of ze dus de moeite van het bewaren waard zijn. Of zelfs de moeite van het ontvangen, want je kan je voor heel veel ook gewoon afmelden.

Wellicht overbodig om te melden dat deze methodes het beste werken als je helemaal bij bent met je e-mails. Kijk jij nog steeds tegen tientallen nieuwe berichten aan die misschien al weken terug gaan en blijf je achter de feiten aanlopen? Misschien is het een idee om een virtual assistant in te schakelen die je helpt orde op zaken te stellen en de achterstand met/voor je kan wegwerken ;)